Mises à Jour Importantes de la Conférence et FAQ

Nouvelles dates de la Conférence Internationale sur la Planification Familiale annoncées

 

Nusa Dua, Indonésie (13 November 2015) – Les organisateurs de la conférence ont annoncé aujourd’hui que la quatrième Conférence Internationale sur la Planification Familiale (CIPF) sera re-programmée pour le 25-28 Janvier 2016, à Nusa Dua, Indonésie. Plus tôt, les organisateurs avaient reporté la CIPF à une date ultérieure en raison d’une éruption volcanique dans l’île voisine de Lombok.

“Reporter les activités de la conférence de novembre a été une décision extrêmement difficile, mais nous pensons que c’était ce qu’il fallait faire pour protéger la santé et sécurité de nos délégués et pour maximiser la valeur de la CIPF pour la communauté de la planification familiale dans son ensemble », a déclaré Jose “Oying” Rimon II, Directeur de l’Institut Gates et Président du Comité de Pilotage International de la CIPF.

“Nous souhaitons remercier tous nos partenaires pour leur soutien au cours de la dernière semaine, et particulièrement le gouvernement d’Indonésie pour ses conseils et son hospitalité, » a ajouté Rimon. « Nous sommes heureux de confirmer que la quatrième CIPF sera tenue à Nusa Dua à la fin de janvier 2016, et de rassembler la communauté de la planification familiale aussi vite ».

Report de la CIPF 2015 – Questions Fréquentes

Au 13 novembre 2015

Veuillez vous référer aux questions-réponses ci-dessous pour obtenir les dernières informations concernant le report de la CIPF 2015. Si vous n’êtes pas déjà dans la mailing liste de la CIPF, veuillez vous inscrire ici pour recevoir les dernières informations. Nous actualiserons cette FAQ périodiquement dès que les informations seront disponibles.

QUESTIONS GENERALES

Question: La conférence a t-elle été reportée ? Et qu’est-ce que « reportée » veut dire? 

Réponse: Malheureusement, la CIPF 2015 prévue au mois de novembre à Nusa Dua, Indonésie, a été reportée en raison d’une éruption volcanique dans l’île voisine de Lombok. Cela signifie que les activités de la conférence de novembre sont annulées et seront reprogrammées pour une date ultérieure. Nous recommandons aux participants d’annuler toutes leurs réservations de voyage liées à la conférence.

Question: Ai-je besoin de reconfirmer ma présentation?

Réponse: Oui, tous les résumés acceptés devront être re-confirmés. Un email sera envoyé pendant la semaine du 23 novembre demandant à tous les présentateurs de confirmer leur résumé individuel en tant que présentation ou poster. Tous les contacts principaux des panels préformés recevront également un email leur demandant de confirmer leur panel. Tous auront la possibilité d’actualiser leurs résumés et d’identifier de nouveaux présentateurs si besoin est. Vous devrez confirmer avant le mercredi 9 décembre, et nous espérons avoir le nouveau programme de la conférence avant le 23 décembre.

 

Question: Serai-je remboursé(e) des frais d’inscription à la conférence ?

Réponse: Les organisateurs sont en train d’évaluer l’impact du report de date de la conférence sur les inscriptions et autres coûts liés. Nous espérons vous donner une réponse très prochainement. Merci par avance pour votre patience.

QUESTIONS DE VOYAGE

Question: J’avais reçu une bourse pour participer à la CIPF. Y aura t-il la possibilité d’avoir une bourse pour la nouvelle date?

Réponse: Veuillez contacter la personne/organisation qui vous a octroyé la bourse pour savoir si de nouveaux financements seront disponibles pour la CIPF de janvier.

Question: J’avais payé pour mon voyage à la CIPF moi-même. En raison des frais d’annulation, je ne suis pas sûr(e) de pouvoir participer à la conférence en janvier 2016. Que dois-je faire?

Réponse: Il n’y a pas de fonds additionnels à l’heure actuelle pour soutenir le voyage des personnes non boursières. Cependant, nous avons entendu que plusieurs partenaires explorent des opportunités pour lever des fonds afin d’aider celles et ceux qui ne peuvent plus aller à la conférence en raison des frais d’annulation. Nous partagerons plus d’informations dès qu’elles seront disponibles.

 

Question: Les réservations d’hôtels seront-elles remboursées ?

Réponse: Nous vous encourageons à contacter directement votre hôtel pour négocier un remboursement en raison des circonstances d’urgence. De nombreux hôtels offrent un remboursement sur preuve d’annulation de votre vol; d’autres offrent un crédit à 100% devant être utilisé en janvier ou avec des frais d’annulation correspondant à une nuit d’hôtel.

Si vous prévoyez d’assister à la CIPF en janvier 2016, et avez rencontré des problèmes pour trouver des fonds, veuillez demander à votre hôtel de vous offrir crédit pour la conférence de janvier.

Question: Serai-je remboursé(e) de la location d’espace d’événement et des coûts associés ?

Réponse: Nous vous encourageons à contacter directement votre lieu d’événement pour négocier un remboursement en raison des circonstances d’urgence.

Si vous avez réservé un lieu sur le site de la conférence, Christine Lee (clee@jhu.edu) vous contactera sous peu pour continuer à planifier votre événement pour la nouvelle date de la conférence.

Question: Qu’en est-il des nouvelles et déclarations qui devaient êtres annoncées pendant la conférence ?

Réponse: Maintenant que nous avons une nouvelle date pour la conférence, Global Health Strategies (GHS) travaillera avec le Sous-comité international des médias & communications pour créer une stratégie intégrale de promotion de nouvelles et déclarations qui devaient être diffusées pendant la conférence. Si vous avez des questions ou devez faire une annonce immédiatement, veuillez contacter GHS_ICFP2015@ghstrat.com pour que GHS vous aide à coordonner.

Question: L’aéroport de Denpasar est maintenant ouvert. Pourquoi les organisateurs de la CIPF 2015 ont-ils décidé de reporter la conférence ?

Réponse: L’ouverture de l’aéroport était considérée temporaire et dépendait de facteurs naturels imprévisibles tels que la direction du vent et l’activité volcanique. Le gouvernement d’Indonésie évaluait toutes les deux heures la situation pour décider de garder l’aéroport ouvert ou de le fermer à nouveau.

La décision difficile de reporter la conférence a été prise après qu’un nuage de cendres volcaniques ait forcé la fermeture de l’aéroport de Denpasar pendant trois jours, affectant l’arrivée de milliers de participants et dignitaires.

Le 5 novembre, plusieurs vols avaient été retardés et étaient prévus d’arriver deux jours après le début de la conférence, et de nombreux intervenants de haut niveau craignaient de ne pas pouvoir arriver du tout en raison de l’imprévisibilité de l’ouverture et fermeture de l’aéroport. Pour minimiser le désagrément de ceux qui n’avaient pas encore commencé leur voyage, pour protéger la santé et sécurité des délégués de la CIPF, et pour maximiser la valeur de la conférence pour la communauté de la planification familiale dans son ensemble, les organisateurs ont décidé de la reporter à une date ultérieure. Nous savons aujourd’hui que cette décision a été la bonne car les vols ont été continuellement annulés ou retardés toute la semaine du 9 novembre.

Question: La conférence aura toujours lieu à Nusa Dua. L’éruption volcanique se sera t-elle arrêtée d’ici janvier? Y a t-il un risque que ça se reproduise? 

Réponse: Au cours de la dernière semaine nous avons consulté des experts sur les volcans, le Gouvernement d’Indonésie et les partenaires pour prendre la meilleure décision possible sur les dates et le lieu de la conférence. Plusieurs facteurs ont été pris en compte, y compris le volcan. Nous avons demandé aux experts locaux d’étudier les tendances de l’activité volcanique et des vents dans la région. Ils nous ont indiqué que généralement, les éruptions volcaniques comme celles-ci s’arrêtent après quelque semaines, et en raison de l’énergie relâchée, après une telle éruption le risque d’une autre éruption est fortement réduit.

Il n’y a aucune certitude que le volcan restera dormant en janvier. Le volcan Ranjani continue d’être actif, bien que le niveau d’activité semble être réduit depuis la semaine dernière. Cependant, les prévisions météorologiques fondées sur les variations saisonnières historiques nous montrent que durant les mois de janvier à mars, les vents soufflent d’ouest en est, ce qui veut dire que toute cendre volcanique se déplacerait probablement hors de l’île de Bali et de l’aéroport de Denpasar pendant ces mois. En novembre, les vents se dirigent généralement d’est en ouest, ce qui a entraîné la fermeture de l’Aéroport de Denpasar. 

QUESTIONS LIÉES AUX MÉDIAS

Question: Y aura t-il des opportunités dans le futur proche pour couvrir ces thèmes ?

Réponse: Oui. La conférence a été replanifiée pour janvier 2016, ce qui signifie qu’il y aura des opportunités pour couvrir les questions de planification familiale et santé de la femme. N’hésitez pas à nous contacter l’équipe de GHS si vous souhaitez couvrir des questions liées à la conférence et entrer en contact avec des intervenants de la conférence.

Question: J’étais en train de développer un article lié à la CIPF. Et maintenant ?

Réponse: Bien que la conférence ait été reportée, la conversation sur la planification familiale continue. Nous vous encourageons à écrire à GHS pour discuter du sujet de votre article et définir si cela fait sens de publier maintenant ou d’attendre que la conférence ait lieu.

Question: Puis-je publier un article sur des recherches qui allaient être présentées à la CIPF ?

Si vous avez discuté avec un expert ou une organisation qui avait prévu de présenter à la CIPF, nous vous demandons de bien vouloir attendre avant de publier votre article et de demander confirmation de l’expert ou organisation que cette recherche sera publiquement disponible. Si vous n’arrivez pas à contacter l’expert ou organisation, veuillez contacter GHS_ICFP2015@ghstrat.com.

Pour toutes autres questions liées aux médias, veuillez écrire à : Courtney Hamilton à GHS_ICFP2015@ghstrat.com

RÉSEAUX SOCIAUX

Question: Le hash-tag #ICFP2015 est-il toujours actif ? Si oui, quel type de contenu doit-on partager ?

Réponse: Oui, #ICFP2015 continuera d’être actif. Nous utiliserons ce hash-tag et @ICFP2015 pour partager des informations et nouvelles de la conférence.

Bien que notre collaboration en personne ce mois de novembre ait été retardée, nous espérons que la communauté de la planification familiale continuera cette conversation importante virtuellement et dans des forums partout dans le monde. Nous communiquerons plus de détails sur comment utiliser le hash-tag #ICFP2015 dans les prochaines semaines.

Question: Les partenaires continueront-ils de publier des contenus en ligne sur la CIPF, et si oui, à quel endroit seront-ils partagés ?

Réponse:  De nombreuses campagnes autour de la CIPF font partie d’efforts de long terme pour créer un élan autour des questions de planification familiale. Si vous ou votre organisation prévoyez de continuer à promouvoir des contenus, nous vous encourageons à vous mettre en contact avec GHS et à les partager sur le Hub Digital de la CIPF.

CONTACTS

Quel est le meilleur moyen d’obtenir des informations ?

Le site officiel de la CIPF 2015 (http://fpconference.org/2016) sera mis à jour régulièrement avec des informations sur le report de la conférence. Assurez-vous de rafraîchir votre moteur de recherche pour être sûr que toutes les mises à jour apparaissent à l’écran.

Les informations publiées sur le site web de la CIPF seront également partagées via email et publiées sur les chaînes de la CIPF (www.twitter.com/ICFP2015 et Bit.ly/ICFPfacebook).

Veuillez contacter les individus ci-dessous pour toutes questions supplémentaires :